UVOD

Savjetovanje i uključivanje javnosti u postupak donošenja propisa provodi se u svrhu prikupljanja informacija o interesima, stavovima i prijedlozima zainteresirane javnosti u vezi s određenom javnom politikom s ciljem podizanja razine razumijevanja i prihvaćanja ciljeva politike, ali i uočavanja slabosti i negativnih učinaka javne politike koje treba na vrijeme otkloniti.

Normiranje procesa savjetovanja sa zainteresiranom javnošću u Republici Hrvatskoj započelo je donošenjem Kodeksa savjetovanja za zainteresiranom javnošću u postupcima donošenja zakona, drugih propisa i akata (NN 140/09) na sjednici Vlade u studenom 2009. godine. Sukladno Kodeksu, sva tijela državne uprave trebala su imenovati koordinatore za savjetovanje, a Ured za udruge trebao je izraditi smjernice za primjenu Kodeksa i program sustavne edukacije koordinatora za savjetovanje. Tijekom 2010. godine izrađene su Smjernice te su s imenovanim koordinatorima provedene i prve edukacije, a sukladno Kodeksu provedeno je i nekoliko savjetovanja sa zainteresiranom javnošću.

Kodeks je dodatno osnažen usvajanjem Zakon o pravu na pristup informacijama (NN 25/13) u 2013. Zakon te njegove izmjene i dopune iz kolovoza 2015. (NN 85/15) propisuju obvezu provedbe savjetovanja sa zainteresiranom javnošću, obvezuju tijela državne uprave na provođenje savjetovanja putem središnjeg državnog internetskog portala za savjetovanja s javnošću prilikom donošenja zakona i podzakonskih propisa, a pri donošenju općih akata odnosno drugih strateških ili planskih dokumenata kad se njima utječe na interese građana i pravnih osoba. Savjetovanje se provodi u pravilu u trajanju od 30 dana, uz objavu razloga za donošenje, i ciljeva koji se žele postići savjetovanjem. Također, nakon provedenog savjetovanja, tijela državne uprave dužna su o prihvaćenim i neprihvaćenim primjedbama i prijedlozima obavijestiti zainteresiranu javnost putem središnjeg državnog internetskog portala za savjetovanja s javnošću na kojem trebaju objaviti izvješće o provedenom savjetovanju sa zainteresiranom javnošću koje dostavljaju Vladi Republike Hrvatske.

Uz Zakon o pravu na pristup informacijama postupak savjetovanja sa javnošću definiran je i posebnim zakonima (npr. Zakonom o zaštiti okoliša ili Zakonom o prostornom uređenju),  e posebnim propisima u pogledu postupka procjene učinka propisa.

Zakon o procjeni učinaka propisa (NN 47/17) uređuje postupak procjene učinaka propisa, način planiranja zakonodavnih aktivnosti, tijela nadležna za postupak procjene učinaka propisa, način savjetovanja s javnošću u tom postupku te druga pitanja vezana uz postupak procjene učinaka propisa. Postupak procjene učinaka propisa je postupak pripreme i izrade nacrta prijedloga zakona kroz analizu izravnih učinaka, s ciljem odabira optimalnog zakonskog rješenja ili za poduzimanje drugih aktivnosti i mjera.

Uz Zakon o procjeni učinaka propisa, postupak procjene učinaka propisa definiran je i Uredbom o provedbi postupka procjene učinaka propisa (NN 52/17).

Provedba savjetovanja prema posebnom propisu koji predviđa proceduru koja nije sukladna proceduri za savjetovanje s javnošću prema Zakonu o pravu na pristup informacijama mora povrh posebnih procedura uključiti i internetsko savjetovanje sukladno članku 11. Zakona o pravu na pristup informacijama.

Pojednostavljeno, to znači da se uključivanje javnosti prema posebnim propisima, ako ono nije provedeno prema osnovnim elementima Zakona o pravu na pristup informacijama – u smislu načina provedbe, trajanja savjetovanja i objave izvješća o provedenom savjetovanju s razlozima zašto dio zaprimljenim priloga nije moguće uvažiti - ne može smatrati ispunjenom zakonskom obvezom onako kako je to propisano Zakonom o pravu na pristup informacijama.

Nakon uspostavljanja pravne osnove uvidjela se potreba i za stvaranjem elektroničkih alata koji će cjelokupnoj javnosti omogućiti pravovremenu obaviještenost, lak pristup te sudjelovanje u savjetovanjima, a državnoj upravi lakši i brži rad koji će rasteretiti ljudske resurse i smanjiti troškove provedbe savjetovanja. Sve navedeno ostvareno je uspostavljanjem središnjeg portala za savjetovanja sa zainteresiranom javnošću -   e-Savjetovanja.

Poticaj za uspostavu središnjeg portala e-Savjetovanja dale su i brojne organizacije civilnog društva, poslovni sektor, ali i građani, u svrhu poboljšanja razine dostupnosti informacija o svim trenutno otvorenim savjetovanjima. Sustav e-Savjetovanja predstavlja kvalitativni iskorak tijela državne uprave u pogledu transparentnosti i dostupnosti zainteresiranoj javnosti da aktivno sudjeluje u stvaranju nacrta zakona, drugih propisa i akata odnosno dostupnosti informacija o otvorenim i provedenim savjetovanjima sa zainteresiranom javnošću. Također, e-Savjetovanja donose i viši stupanj transparentnosti i otvorenosti u odnosu na komentare predstavnike zainteresirane javnosti koji se mogu vidjeti tijekom čitavog postupka savjetovanja.

Sukladno Uredbi o Uredu za zakonodavstvo (NN 63/19), Uredbi o unutarnjem ustrojstvu Središnjeg državnog ureda za razvoj digitalnog društva (NN 63/19) te Uredbi o izmjeni Uredbe o Uredu za udruge (NN 63/19), došlo je do promjene nadležnosti te od 6. srpnja 2019. Ured za udruge Vlade Republike Hrvatske više nije nadležan za administrativnu podršku radu portala e-Savjetovanja te koordinaciju tijela državne uprave u pogledu provedbe savjetovanja sa zainteresiranom javnošću. Sukladno navedenim aktima, poslove vezane za savjetovanje s javnošću u postupcima donošenja zakona, drugih propisa i akata preuzima Ured za zakonodavstvo Vlade Republike Hrvatske.

S ciljem olakšavanja budućega rada svim uključenim u rad portala nastao je ovaj priručnik.

Priručnik opisuje upravljanje i korištenje portala e-Savjetovanja, odnosno njegovih ključnih cjelina:

i. Upravljački centar i

ii. Virtualni centar

te pomoćnog odjeljka Globalni dokumenti.

Kako koristiti priručnik

Priručnik je strukturiran na način da Vas vodi kroz cjelokupan radni proces korak po korak.

Radi boljeg razumijevanja priručnik započinje objašnjavanjem uloga koje postoje unutar sustava , njihovih ovlasti i ograničenja – ako ste administrator, morate znati što možete, a što ne možete napraviti; a isto vrijedi i za sve ostale uloge. Posebno pažljivo proučite ovaj dio kako ne bi došlo do problema u komunikaciji prilikom rada na savjetovanjima .

Nakon toga slijedi opis izdvojenih aktivnosti poput dodavanja dokumenata, a priručnik završava svim procesima koje morate provesti kako biste otvorili i proveli savjetovanje .

Sustav e-Savjetovanja omogućuje fleksibilan rad u provedbi savjetovanja sa zainteresiranom javnošću. Za institucije u kojima nije moguće odmah uspostaviti novu podjelu zaduženja, može se nastaviti s dosadašnjom podjelom rada (načinom odobravanja dokumenata za savjetovanja, odgovaranjem na pristigle komentare, priprema Izvješća o provedenom savjetovanju itd.)

U manjim institucijama vjerojatno je jedna osoba zadužena za objavu savjetovanja na internetskim stranicama, odgovaranje na pristigle komentare, kreiranje izvješća nakon završetka savjetovanja te objavu izvješća na internetskim stranicama. Na isti način možete nastaviti raditi i dalje. Osoba zadužena za savjetovanje dobit će administratorske ovlasti i nastaviti s radom kao i do sada, samo putem portala e-Savjetovanja. Ipak napominjemo da je u svrhu učinkovite  podjele poslova, poželjno uspostaviti sustav s više službenika obučenih za rad u sustavu e-Savjetovanja, te sukladno tome dodijeliti im i uloge administratora/moderatora/odobravatelja.

U većim institucijama definiranje uloga moderatora, administratora i odobravatelja nužno je zbog učinkovitog provođenja savjetovanja. Preporuka je da se moderatori rasporede sukladno unutarnjim ustrojstvenim jedinicama (uprava, odjel, služba…) koje provode savjetovanja, kako bi svaka od tih jedinica mogla samostalno pripremati i provoditi savjetovanja. Također na razini većih institucija preporuka da se odredi nekoliko administratora. Naravno ukoliko je to moguće administratori se mogu odrediti i na razini svake unutarnje ustrojstvene jedinice. Odobravatelje je potrebno odrediti sukladno praksi u instituciji:  - ili ih  odrediti na razini unutarnjih ustrojstvenih jedinica ili na razini institucije (pomoćnici ministara, ravnatelji, glavni tajnici itd.)

Priručnik jasno definira i zasebna zaduženja odobravatelja administratora i moderatora . Dijelovi priručnika označeni rubom sive boje namijenjeni su administratorima, dijelovi označeni rubom crvene boje moderatorima, a dijelovi označeni rubom zelene boje odobravateljima. Ovaj način će vam i vizualno olakšati korištenje priručnika te jasno dati do znanja gdje završava posao administratora, a počinje posao moderatora.

Za kraj, svi procesi su objašnjeni na dva načina :

a. Detaljan opis prilagođen Vašim prvim koracima sa vizualnim prikazima te točnom naznakom koja polja i na koji način morate ispunjavati, te

b. Sažeti opis za kasniji rad gdje su objašnjeni samo glavni koraci procesa.  

Bitno je napomenuti da je za sve državne službenike dostupna demo verzija aplikacije e-Savjetovanja. Demo verzija je identična produkcijskoj verziji aplikacije te je dostupna na poveznici: https://demoesavjetovanja.gov.hr/ECon/Dashboard

Demo verzija aplikacije služi provedbu edukacija o sustavu e-Savjetovanja te za dodatnu vježbu svih službenika, kao i za otvaranje probnih savjetovanja prije rada u produkcijskoj verziji aplikacije.

KORISNIČKE ULOGE

Administrator

Administrator je korisnik s najviše ovlasti u sustavu - definira korisnike i pokreće sve procese.

Administratorske mogućnosti su:

a. Upravljanje korisnicima

b. Upravljanje listama korisnika (lista moderatora, lista odobravatelja, lista administratora)

c. Upravljanje Planom zakonodavnih aktivnosti

d. Kreiranje predmeta

Ovisno o ustroju institucije koja provodi savjetovanje rad može biti organiziran na sljedeće načine:

a. Veće institucije – administrator započinje proces, moderator nastavlja

b. Manje institucije – administrator može samostalno provoditi cijeli proces

Nije propisano tko treba obavljati ulogu administratora no preporuka je da tu ulogu preuzmu dosadašnji koordinatori za savjetovanja te koordinatori za procjenu učinaka propisa, a uz njih dosadašnja je praksa pokazala da su to najčešće službenici iz kabineta ili osobe zadužene za odnose s javnošću u institucijama te službenici iz pravne službe.